Créer des champs personnels

Les champs personnels sont des champs de données personnalisés, créés pour être partagés via un Dossier (= Workfile). Ils permettent d'examiner collaborativement les brevets d’un Dossier, d’évaluer les documents et de leur attribuer des valeurs. 

Ainsi, vous pouvez recueillir facilement les données produites par votre équipe, grâce aux champs crées en interne. Ces informations internes additionnelles (metadata) enrichiront votre process de veille habituel.

Les caractères spéciaux sont interdits dans les noms ou les labels/valeurs, comme *, ?, +, <, >, |, ", / et : 

(1) Pour créer un champ personnel, sélectionnez un Dossier ou cliquez sur le bouton « Module Dossier ». 

(2) Ensuite, choisissez le bouton « Champs personnels ». L’assistant vous permet de créer, modifier ou supprimer un champ.

Cliquer sur "Créer un champ", et suivre les étapes :

1. Choisir le type de champ personnel à créer : 

Vous pouvez choisir entre 7 types de champs différents :

• Classification interne :  pour les champs destinés à contenir un ou plusieurs mot-clé prédéfinis. Il n’est possible de créer qu’un unique champ de classification interne par société : ce sera donc votre champ 'principal'.
  Ce champ 'Classification interne' est l'unique champ accessible depuis le Filtre du module Dossier : vous pourrez automatiquement filtrer par présence/absence de valeur, ou valeur précise.

• Sélecteur de valeurs multiples : pour les champs destinés à contenir un ou plusieurs mots-clés prédéfinis. C'est par exemple le cas des unités commerciales, une invention pouvant appartenir à plusieurs unités commerciales. 

• Sélecteur de valeur unique : pour les champs destinés à recevoir un seul mot-clé prédéfini à choisir dans une liste déroulante. Par exemple les questions Oui/Non.

• Texte : pour les champs destinés à contenir du texte libre. NB : Ce champ est à valeur unique. Pour l'ajout de commentaires cumulatifs, utiliser la fonction de commentaires "Notes".
  

• Date : pour les champs destinés à contenir une date.

• Numéro : pour les champs destinés à contenir une valeur numérique.

• Lien internet : pour les champs destinés à contenir un lien hypertexte. Le lien sera activé depuis l’onglet champs personnels et devra être un lien sécurisé. 

2. Nommer le champ personnel ('Libellé')

3. Ajouter le 'Code' associé au champ ; il permettra d'en faciliter l'export, et doit comporter 3 ou 4 lettres. Les "Exemples" sont facultatifs ; ils sont destinés à guider les utilisateurs lors de la sélection des valeur de champ. Entrer des valeurs prédéfinies pour les champs à valeur unique ou multiple. 

Une fois complété, le champ personnel peut être utilisé dans l’onglet dédié :

NB : 

- Tout utilisateur 'expert' Intelligence (compte avec recherche) peut créer les champs personnels, mais seul un administrateur peut décider de les partager. Cf l'article dédié : Administrator - Sharing User fields 

- Les familles de brevets stockées dans un Dossier peuvent être déplacées/dupliquées vers un autre Dossier. Lors de cette manipulation les valeurs des champs personnels à valeurs multiples seront consérvées puisque cumulables - les valeurs de champs personnels à valeur unique étant par définition unique, seule la plus récente sera conservée. 

- Les champs personnels, ainsi que les autres métadonnées (Notes, étoiles...) sont exportables.

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> Créer des Dossiers 

> Administrateur - Partager des champs personnels

Une vidéo de démonstration est disponible en anglais :